Data wprowadzenia:  13 grudnia 2024 r.

1. Cel procedury

Celem niniejszej procedury jest zapewnienie skutecznego informowania klientów
o zagrożeniach związanych z produktami wyprodukowanymi przez Got Glass sp. z o.o. z sp. k. siedzibą w Radomiu (KRS: 0000617755, dalej również jako: „Got Glass”), zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/1020. Procedura określa zasady powiadamiania o wykryciu zagrożenia, procedurę informowania klientów w ciągu 72 godzin oraz szczegóły dotyczące dalszego postępowania.

2. Zakres

Procedura dotyczy wszystkich produktów wytwarzanych przez Got Glass, które mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa konsumentów. Zastosowanie procedury obejmuje zarówno krajowe, jak i międzynarodowe powiadomienia o zagrożeniu.

3. Procedura informowania o zagrożeniach

3.1. Identyfikacja zagrożenia

Zagrożenie powinno zostać natychmiastowo zgłoszone przez dział jakości, dział produkcji lub dział badań i rozwoju. Każde zgłoszenie zagrożenia musi być dokładnie ocenione przez zespół ds. bezpieczeństwa produktu, który podejmuje decyzję o konieczności powiadomienia konsumentów
i odpowiednich służb.

3.2.Ocena ryzyka

Po identyfikacji zagrożenia, zespół ds. jakości i bezpieczeństwa ocenia ryzyko związane z produktem. Ocenie podlega:

• Potencjalny wpływ na zdrowie i bezpieczeństwo konsumentów;
• Rozpowszechnienie produktu (liczba sprzedanych sztuk);
• Możliwość wystąpienia szkód.

3.3. Powiadomienie klientów

Jeżeli oceniono, że produkt stanowi zagrożenie, w ciągu 72 godzin od wykrycia zagrożenia Got Glass powinna powiadomić:

• Konsumentów: którzy zakupili produkt;
• Organy nadzoru rynku;
• Dystrybutorów i sprzedawców produktów.

3.4. Metody powiadamiania klientów

Aby zapewnić skuteczne i szybkie dotarcie do klientów, Got Glass wdraża następujące narzędzia:

a. System mailingowy: Do wysyłania powiadomień e-mailowych do konsumentów i dystrybutorów. W przypadku, gdy klienta nie da się skontaktować drogą mailową, będą wykorzystywane inne metody, takie jak SMS lub telefon.

b. Strona internetowa: Publikacja informacji o zagrożeniu i sposobach postępowania w widocznej sekcji na stronie głównej. Klienci będą mogli znaleźć szczegółowe instrukcje dotyczące zwrotów, wymiany lub naprawy produktów.

3.5. Dokumentacja powiadomienia

Po wysłaniu powiadomienia, należy zgromadzić  odpowiednią dokumentację:

a. Rejestr wszystkich wysłanych powiadomień (dane klientów, data wysyłki, metoda kontaktu);

b. Potwierdzenia odbioru powiadomienia od klientów;

c. Zapewnienie pełnej dokumentacji dotyczącej dalszego postępowania.

3.6. Działania po powiadomieniu

Po powiadomieniu klientów, Got Glass zobowiązany jest:

1. Monitorować liczby zwróconych, wymienionych lub naprawionych produktów;
2. Zapewnić odpowiednią ilość zapasów produktów do wymiany lub naprawy;
3. Ściśle współpracować z działem obsługi klienta, aby odpowiedzieć na pytania i wątpliwości konsumentów.

4. Kontrola i raportowanie

Dział jakości i dział obsługi klienta są odpowiedzialne za monitorowanie skuteczności procedury powiadamiania. Każdorazowo po powiadomieniu klientów o zagrożeniu, Got Glass zobowiązana jest do przesłania raportu do odpowiednich organów nadzoru rynku.

5. Załącznik

• • Formularz powiadomienia o zagrożeniu.
  • Instrukcje postępowania dla klientów.
  • Formularz zgłoszenia niebezpiecznego produktu.

                              Instrukcja postępowania dla klientów

Szanowni Klienci,

W związku z wykryciem zagrożenia w produkcie, który zakupiliście, prosimy o zapoznanie się z poniższymi instrukcjami dotyczącymi dalszego postępowania. Ważne jest, aby nie używać produktu, do czasu uzyskania wytycznych od naszego zespołu obsługi.

1. Wypełnienie formularza zgłoszenia niebezpiecznego produktu – aby zgłosić produkt, który może stanowić zagrożenie, prosimy o wypełnienie formularza zgłoszenia. Formularz znajduje się na naszej stronie internetowej i zawiera pytania, które pomogą zebrać wszystkie niezbędne informacje.

2. Zwrot produktu

Jeśli produkt stanowi zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa, prosimy o natychmiastowy zwrot produktu.

2.1. Jak zwrócić produkt:

a. Prosimy o zapakowanie produktu w oryginalne opakowanie.

b. Skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta, aby uzyskać adres do zwrotu.

c. Zwrot produktu można dokonać za pośrednictwem przesyłki pocztowej lub kuriera.

2.2. Koszt zwrotu: Koszt zwrotu produktu pokrywa Got Glass sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Radomiu.

2.3. Data zwrotu: Produkt należy odesłać w ciągu 3 dni od otrzymania niniejszej informacji.

3. Wymiana produktu

Jeśli chcesz wymienić produkt na nowy, spełniający wszystkie wymagania bezpieczeństwa:

a. Skontaktuj się z działem obsługi klienta, aby uzyskać instrukcje.

b. Produkty wymieniane będą dostarczane bezpłatnie.

c. Wymiana produktu nastąpi w ciągu 14 dni roboczych od potwierdzenia.

4. Naprawa produktu

W przypadku, gdy produkt jest naprawialny:

• Jak zlecić naprawę:
  1. Zgłoś chęć naprawy produktu do działu obsługi klienta.
  2. Produkt zostanie naprawiony bezpłatnie w terminie 30 dni roboczych.
  3. Koszty wysyłki produktu do naprawy pokrywa firma Got Glass sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Radomiu.

5. Kontakt z działem obsługi klienta

W razie jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta:

• Telefon: +48693280
• Email: customer@gotglass.eu
• Godziny pracy: 8-16

Dziękujemy za współpracę i przepraszamy za wszelkie niedogodności.

Zespół Got Glass sp. z o.o.